A papíralapú HR-ügyintézés a hatékonyság, a biztonságos ügyintézés és az átláthatóság akadálya.

A HR-szakemberek feladatkörének egy része igényli a személyes kontaktust, ilyen például a dolgozók interjúztatása vagy az osztályvezetőkkel történő kapcsolattartás. A HR világa azonban nagyon komplex, és számos olyan tevékenységet foglal magában, amelyek akár egy kattintással, számítógépen keresztül is végrehajthatók. Azoknak a vezetőknek, akik még nem élvezik az automatizált munkavégzés előnyeit, érdemes mérlegelniük, hogy milyen előnyökkel járna az ismétlődő feladatok valamilyen elektronikus platformra történő áthelyezése.

Az automatizálás csökkenti azt az időt, amit egy-egy tevékenység vagy feladat elvégzésére fordítanának, emellett pedig elősegíti a pontosságot. Ezzel egyidőben csökkenti a hibázás esélyét is.

Miért szükséges automatizálni?

Ha a hagyományos munkavégzés működőképes, miért kell változtatni? – merülhet fel a kérdés. A digitalizálás legfontosabb előnye, hogy elősegíti az időtakarékos munkavégzést, amelynek következtében a HR-osztály munkatársai valóban a legfontosabbal foglalkozhatnak: a munkavállalókkal. Ez természetesen nem azt jelenti, hogy a HR-szoftverek kiváltják a személyes munkavégzést. Sőt! Valójában még nélkülözhetetlenebbé teszik a HR-osztályon dolgozó kollégákat.

Időmegtakarítás

A bérszámfejtési feladatok előkészítése akár több órát is igénybe vehet, azonban egy automatizált HR-rendszer ennek az időnek a törtrésze alatt képes elvégezni. Ez a termelés és a munkavégzés növekedését eredményezi. Ha a munkavállalókat tehermentesítik az adminisztratív feladatok alól, sokkal motiváltabban fogják elvégezni feladataikat.

Biztonság és pontosság

A HR területén alapvetőnek számít a pontosság és az adatok ismerete. Mindez egy digitális HR-megoldással egyszerűbb és áttekinthetőbb, mint gondolnánk. Egy HR-szoftver mindkettőt elősegíti, hiszen az információk mindig naprakészek, míg a hibázás lehetősége gyakorlatilag kizárt. Ráadásul olyan könnyű megszokni, hogy valószínűleg elgondolkodik azon, hogy a papíralapú HR-munkavégzés mellett mindez hogyan volt lehetséges.

Korlátlan hozzáférés

Az automatizált HR-folyamatok egyik legpozitívabb és legkellemesebb „mellékhatása” az önkiszolgálás. Ez felelősséget helyez a dolgozók vállára, hiszen ők felelnek például a saját munkaidő-nyilvántartásukért. A modern HR-szoftverek hozzáférést kínálnak az alkalmazottaknak saját információikhoz, de azt nem teszik lehetővé, hogy a kollégák személyes adataiba is betekintést nyerjenek. A felső vezetők azonban akár minden munkavállaló adatait elérhetik. A jelentések és a riportok is pillanatok alatt, mindössze néhány kattintással elkészíthetők.

KÉRDÉSE VAN? VEGYE FEL VELÜNK A KAPCSOLATOT!

KAPCSOLAT

Hogyan lehet hatékonyabb a munkavégzés? Az időpazarlás kiküszöbölésével. Összeszedtünk néhány tevékenységet, amelyek beépítésével a mindennapokba garantáltan hatékonyabban lehet elvégezni a munkát.

1) Priorizálás

Természetesen fontos a feladatok megoldása, de ahhoz, hogy a munkavégzés gördülékenyen menjen, muszáj prioritásokat felállítanunk. Ezt célszerű a határidők figyelembevételével és a feladat súlyának felmérésével tenni, így a leglényegesebb feladatok mindig időben kész lesznek.

2) Kommunikáció

Ez az alapja mindennek. Ha hatékony, a munka is az lesz, a kommunikáció hiánya vagy elégtelensége azonban hátráltató tényező lehet. A leghatékonyabb kommunikátorok e-mailekkel, telefonhívásokkal és megbeszélésekkel is növelik a közösségi produktivitást. A lényegre törő hatékonyság továbbá időt szabadít fel.

3) Csapatmunka

Alkalmazkodnunk kell a munkavégzés során a légkörhöz, a tempóhoz és a munkatársainkhoz is. Ha egy ötletünk vagy munkafolyamatunk működött akkor, amikor egyedül csináltunk valamit, még semmi sem garantálja azt, hogy más körülmények között – például egy csapatmunka során – is beválik. A közösség érdeke és sikere az első, így törekednünk kell arra, hogy ez legyen az elsődleges szempont munkánk során. Mindig lehet segítséget kérni, hiszen ez a javunkat szolgálja, a másoktól tanultak pedig a későbbiek során is hasznosíthatók lesznek.

4) Befejezett folyamatok

Még akkor is könnyebb egy lendülettel elvégezni egy munkafolyamatot, ha összességében kicsit tovább tart, mint több részletben, de kevesebb idő alatt feldolgozva. Rengeteg energiát emészt fel az, amíg újra felvesszük a fonalat, és ismét ráhangolódunk a félbehagyott gondolatmenetünkre.

Hatékony kommunikáció home office-ban? Tudunk megoldást! A HRmaster vállalati kommunikációt támogató moduljait most ingyenesen kipróbálhatja. A részletekért látogasson el weboldalunkra!

Administracja HR w formie papierowej stanowi przeszkodę dla wydajności, bezpiecznej administracji i przejrzystości.

Niektóre z obowiązków specjalistów HR wymagają osobistego kontaktu, na przykład przeprowadzania rozmów z pracownikami lub kontaktów z kierownikami działów. Jednak świat HR jest bardzo złożony i obejmuje szereg czynności, które można wykonać nawet jednym kliknięciem myszy, za pośrednictwem komputera. Menedżerowie, którzy jeszcze nie korzystają z zalet pracy zautomatyzowanej, powinni rozważyć korzyści płynące z przeniesienia powtarzalnych zadań na jakąś platformę elektroniczną. Automatyzacja skraca czas potrzebny na wykonanie czynności lub zadania. Ponadto sprzyja dokładności, jednocześnie zmniejszając ryzyko błędu.

Po co automatyzować?

Jeśli tradycyjna praca również działa, po co ją zmieniać? Może pojawić się pytanie. Najważniejszą zaletą cyfryzacji jest to, że sprzyja ona pracy oszczędzającej czas, dzięki czemu pracownicy HR mogą naprawdę zająć się tym, co najważniejsze: pracownikiem. Oczywiście nie oznacza to, że oprogramowanie HR wyzwala pracę osobistą. W rzeczywistości! W rzeczywistości sprawiają, że koledzy pracujący w dziale HR są jeszcze bardziej niezbędni. 

Oszczędzaj czas 

Przygotowanie listy płac może zająć nawet kilka godzin, ale aautomatyzowany system kadrowy może to zrobić w ułamku tego czasu. Skutkuje to wzrostem produkcji i obliczeń. W przypadku współpracy administracyjnej z organami administracyjnymi takie środki są podejmowane bez uszczerbku dla przepisów administracyjnych niniejszego rozporządzenia.

Bezpieczeństwo i Precyzyjność

Precyzyjność  i znajomość danych są kluczowe w HR. Wszystko to dzięki cyfrowemu rozwiązaniu HR jest prostsze i bardziej przejrzyste niż mogłoby się wydawać. Oprogramowanie HR ułatwia jedno i drugie, ponieważ informacje są zawsze aktualne, a możliwość popełnienia błędów jest praktycznie wykluczona. A do nich tak łatwo się przyzwyczaić, że prawie będziesz się zastanawiać, jak to wszystko było możliwe dzięki papierowej pracy HR.

Nielimitowany dostęp

Jednym z najbardziej pozytywnych i przyjemnych skutków ubocznych zautomatyzowanych procesów HR jest samoobsługa. Nakłada również na pracowników pewną odpowiedzialność, ponieważ są oni odpowiedzialni np.za rejestrowanie własnego czasu pracy. Nowoczesne oprogramowanie HR daje pracownikom dostęp do własnych danych, ale nie pozwala im też na wgląd w dane osobowe współpracowników. Jednak menedżerowie najwyższego szczebla mogą nawet uzyskać dostęp do danych wszystkich pracowników. Wszelkie raporty  można tworzyć w ciągu kilku sekund za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

MASZ PYTANIE? SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI!

KONTAKT