Zarządzanie dokumentami

Pożegnaj się z nieokiełznanymi stosami papierów!

Ile razy spędziłeś godziny, szukając w archiwum starej umowy?

Grzegorz pilnie potrzebuje odnaleźć aneks do umowy o pracę zawarty trzy lata temu na potrzeby konsultacji prawnej. Przeszukuje półki archiwum, pudełko po pudełku, przez blisko dwie godziny, aż w końcu go znajduje – tylko dlatego, że przypadkiem przypomniał sobie, w którym roku podpisano aneks.

Papierowe zarządzanie dokumentami staje się coraz mniej zrównoważone ze względu na ryzyko związane z przechowywaniem, wyszukiwaniem i ewentualnym zniszczeniem.

Rozwiązanie

Moduł Zarządzanie dokumentami HRmaster kompleksowo digitalizuje także papierowe dokumenty kadrowe:

Spersonalizowane generowanie szablonów dokumentów tworzonych na poziomie danych podstawowych (np. umowa o pracę, dokumenty przy odejściu)
Automatyczne przetwarzanie zeskanowanych plików, nawet kilkuset stronicowych: system na podstawie słów kluczowych rozpoznaje właściciela i typ dokumentu
Automatyczne masowe przetwarzanie za pomocą drukowanej karty separującej
Własna struktura folderów oraz funkcja biblioteki dokumentów i zdjęć • Biblioteka dokumentów w każdym profilu pracownika, filtrowana według typu i możliwa do pobrania

Korzyści

Znikają fizyczne ograniczenia papieru: problemy z przechowywaniem, trudności w wyszukiwaniu i ryzyko zniszczenia
Każdy dokument można znaleźć w kilka minut, zamiast poświęcać na to godziny
Bezpieczniejszy, oparty na uprawnieniach dostęp do każdego typu dokumentu

Grzegorzowi wystarczy dziś wpisać nazwisko lub datę, a dokument pojawia się w ciągu kilku sekund.

Skontaktuj się z nami!